Een gedeelde inbox voor het hele team
Een gedeelde inbox zet de mail van info@, verkoop@ of service@ op één plek waar je hele team in werkt. Je ziet wie een gesprek oppakt, je wijst toe, laat een notitie achter en ziet hoe lang een klant al wacht. Inboxvana doet dat voor e-mail, WhatsApp, de chat op je website en telefoon, met AI die een concept schrijft dat jij nakijkt.
Geen betaalgegevens nodig · geen minimum aantal gebruikers · server in Düsseldorf
Liever eerst een vraag? .
Gedeelde mailbox in Outlook, of een gedeelde inbox?
Een gedeeld postvak in Microsoft 365, of een Gmail-account waar iedereen op inlogt, geeft het hele team toegang tot dezelfde mail. Dat werkt zolang één of twee mensen antwoorden. Daarna gaat het mis op dezelfde punten: je ziet niet wie een mail al oppakt, overleg loopt via doorsturen, en niemand weet hoe lang een klant al wacht.
| Wat je wilt | Gedeeld postvak (Outlook, Gmail) | Inboxvana |
|---|---|---|
| Weten wie een mail oppakt | Niet ingebouwd; teams werken met categorieën of afspraken | Toewijzen, en je ziet wie het gesprek open heeft en wie typt |
| Intern overleggen | Doorsturen of een apart kanaal | Notitie bij het gesprek, collega noemen met @; de klant ziet het niet |
| Hoe lang wacht de klant? | Zelf bijhouden | Antwoordnorm met openingstijden en feestdagen, per gesprek de tijd die nog over is |
| WhatsApp en chat | Los, op een telefoon of in een andere tool | In dezelfde lijst als de mail |
| Bestelling en factuur | Opzoeken in je webshop en boekhouding | Naast het gesprek, gevonden op e-mailadres, bestelnummer of trackingcode |
| Concept voor het antwoord | Zelf typen of een sjabloon | AI-concept met de bestelgegevens, in jullie toon; jij verstuurt |
Je mailbox blijft wel gewoon je mailbox. Inboxvana leest hem via IMAP en verstuurt via de SMTP van die mailbox. Een antwoord uit Inboxvana staat dus ook in Verzonden, en een antwoord vanaf je telefoon of uit de webmail verschijnt ook in het gesprek. Je hoeft niets te verhuizen en je MX-records blijven zoals ze zijn.
Samenwerken zonder dubbel werk
- Toewijzen en status
- Open, wacht op klant, gesluimerd of afgerond. Gesprekken zonder eigenaar staan apart, zodat er niets blijft liggen.
- Zien wie meekijkt
- Je ziet wie een gesprek open heeft en wie er typt. Niemand antwoordt dubbel.
- Notities met @
- Overleg bij het gesprek zelf. Noem een collega en hij krijgt een melding.
- Antwoordtijden
- Een norm met openingstijden en Nederlandse en Belgische feestdagen. Je ziet bij elk gesprek hoeveel tijd er nog is, en wie te lang wacht.
- Regels
- Laat binnenkomende vragen automatisch labelen, toewijzen of voorzien van een notitie. Meldingen en nieuwsbrieven staan apart van klantvragen.
- Vaste antwoorden
- Met variabelen zoals de naam, het bestelnummer en de track-and-trace, die Inboxvana zelf invult.
- Later versturen
- Plan een antwoord in, of haal een verstuurd antwoord binnen een paar seconden terug.
- Sluimeren en samenvoegen
- Zet een gesprek weg tot een moment dat je kiest, en voeg twee gesprekken van dezelfde klant samen.
- Zoeken
- Op naam, onderwerp of tekst, met filters per kanaal, merk, label en status.
De AI schrijft het concept. Jij verstuurt.
- Met de feiten erbij: de bestelling, de zending en de factuur uit je koppelingen gaan mee in het concept.
- In jullie toon: de AI leert van eerdere antwoorden van je team. Bedrijfskennis telt pas mee als een beheerder hem goedkeurt.
- Vertalen en samenvatten: een klant in het Duits of Engels lees je in het Nederlands, en je antwoord gaat terug in zijn taal.
- Nooit vanzelf: er gaat niets naar een klant zonder dat iemand op Versturen drukt.
Liever je eigen AI-sleutel van Anthropic, OpenAI, Mistral, Azure OpenAI of Gemini? Dan betaal je €5 per gebruiker per maand minder (bij jaarbetaling €4).
Ticketsysteem of gedeelde inbox?
Een ticketsysteem geeft elke vraag een nummer, vaak met een formulier of een portaal ervoor. Dat past bij een IT-servicedesk met veel interne meldingen. Een gedeelde inbox houdt het gesprek zoals de klant het stuurde: een gewone mail of een WhatsApp, zonder ticketnummer in de onderwerpregel.
Wat je van een ticketsysteem verwacht, zit er wel in: status, toewijzen, antwoordnormen, regels, tevredenheid en rapportage. Wat er bewust niet in zit: een kennisbank voor klanten, een chatbot die zelf antwoordt, en beheer van laptops en licenties.
Past goed bij
- Teams van 2 tot 25 mensen die samen info@ en WhatsApp beantwoorden
- Webshops op WooCommerce of Lightspeed, en verkopers op bol en Amazon
- Dienstverleners, transport en webbureaus
- Teams die in het Nederlands en het Engels werken
Past minder goed bij
- Een IT-servicedesk met ITIL-processen en assetbeheer
- Een callcenter met wachtrijen en een eigen telefooncentrale in de software
- Wie wil dat een chatbot zelf klanten afhandelt
Alle kanalen in één lijst
Elk kanaal heeft zijn eigen kleur in de lijst, maar je werkt overal op dezelfde manier: toewijzen, notities, antwoordtijden en AI-concepten.
- Elke mailbox met IMAP en SMTP: je eigen domein bij je hoster, of Gmail en Google Workspace met een app-wachtwoord. Microsoft 365 vraagt een aparte koppeling; vraag in de chat wat er voor jouw mailbox kan.
- Via het WhatsApp Business-platform, met je hele team op één nummer. Zo werkt WhatsApp in Inboxvana.
- Websitechat
- Een chat voor je eigen site, met je eigen kleur. Bezoekers krijgen antwoord van je team, niet van een bot.
- Telefoon
- Gesprekken en terugbelverzoeken vastleggen; met Voys of Aircall vanaf Team ook automatisch, met de opname erbij.
- Marktplaatsen
- Vragen via bol, Amazon en eBay herkent Inboxvana aan de afzender. Meer voor webshops.
Veilig, met een server in de EU
- Server
- In Düsseldorf, Duitsland. Elke dag een back-up, 14 dagen bewaard.
- AI
- Claude van Anthropic (VS). Er gaat alleen tekst heen als iemand een AI-functie gebruikt; Anthropic traint er niet op en wist hem binnen 30 dagen. Een beheerder zet AI uit, voor de hele organisatie of per kanaal.
- Inloggen
- Met tweestapsverificatie, die een beheerder voor de hele organisatie verplicht kan maken.
- Wachtwoorden en sleutels
- Wachtwoorden van mailboxen en sleutels van koppelingen staan versleuteld opgeslagen.
- Mail lezen
- Mail wordt opgeschoond en in een afgeschermd venster getoond. Externe afbeeldingen laden pas na een klik.
- Je gegevens
- Blijven van jou. Een beheerder kan alles downloaden of de organisatie verwijderen. Er is een verwerkersovereenkomst.
- Op je telefoon
- In de browser, en te installeren als app-icoon met pushmeldingen. In het Nederlands en het Engels.
Vragen over de gedeelde inbox
Moet ik mijn mail verhuizen naar Inboxvana?
Nee. Inboxvana leest je bestaande mailbox via IMAP en verstuurt via de SMTP van die mailbox. Een antwoord uit Inboxvana staat ook in Verzonden, en een antwoord vanaf je telefoon of uit de webmail verschijnt ook in het gesprek.
Welke mailboxen kan ik koppelen?
Elke mailbox met IMAP en SMTP, zoals een mailbox op je eigen domein bij je hoster, of Gmail en Google Workspace met een app-wachtwoord. Microsoft 365 staat inloggen met een gewoon wachtwoord niet meer toe; vraag in de chat wat er voor jouw mailbox kan.
Verstuurt de AI zelf antwoorden?
Nee. De AI schrijft alleen een concept. Iemand van je team leest het na en drukt zelf op Versturen.
Is een gedeelde inbox hetzelfde als een ticketsysteem?
Bijna. Inboxvana heeft status, toewijzen, antwoordnormen, regels en rapportage, net als een ticketsysteem, maar houdt het gesprek zoals de klant het stuurde: een gewone mail, zonder ticketnummer of formulier.
Wat kost het?
Start €15, Team €30 en Business €50 per gebruiker per maand, exclusief btw. Geen minimum aantal gebruikers. Alle plannen en grenzen staan op de prijzenpagina.
Verder lezen
Rust in je inbox.
Meld je aan en probeer 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Vragen? Stel ze in de chat.