Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 8 november 2026

Deze verklaring gaat over de website inboxvana.com (de chat, de aanmelding voor webbureaus en het bezoeken van de site) en over je eigen account bij Inboxvana (aanmelden, inloggen, betalen en facturen). We verzamelen zo weinig mogelijk, en we verkopen je gegevens niet.

Wat je bedrijf zelf in Inboxvana zet, zoals de mail van je klanten en je CRM, valt hier niet onder. Daarover beslist je bedrijf, en wij verwerken het alleen in opdracht. Daarvoor gelden de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

1. Wie is verantwoordelijk?

2. Gratis testen voor webbureaus

Op inboxvana.com/webbureaus kun je een testaccount aanvragen om Inboxvana 30 dagen gratis te proberen.

Welke gegevens

Je naam en e-mailadres. Als je die invult ook je bureau of bedrijf, hoeveel sites je onderhoudt, en of je mee wilt doen aan een betaalde pilot.

Waarvoor

Om je testaccount klaar te zetten en contact met je op te nemen over de test en de pilot. Je krijgt geen nieuwsbrief en geen automatische mails.

Grondslag

Je vraagt er zelf om: het zijn stappen vóór een mogelijke overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Waar

Je aanmelding komt in ons eigen klantsysteem in Inboxvana, op onze server in Duitsland.

Hoe lang

Tot 12 maanden na je aanmelding; daarna verwijdert het systeem je aanmelding vanzelf. Wil je er eerder af, mail dan naar info@booz-agency.nl. Maken we van je aanmelding een klant in ons klantsysteem, omdat je een testaccount of abonnement neemt, dan bewaren we je naam en contactgegevens zolang we samenwerken en tot 2 jaar daarna. Facturen bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

3. De chat op inboxvana.com

Welke gegevens

Je berichten en het tijdstip ervan, en je naam en e-mailadres als je die invult.

Waarvoor

Om je vraag te beantwoorden.

Grondslag

Gaat je vraag over een mogelijke overeenkomst, dan zijn het stappen vóór die overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Anders is het ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden die je ons zelf stelt (sub f).

Waar

In onze eigen inbox in Inboxvana, op dezelfde server in Duitsland.

Hoe lang

Tot 12 maanden na je laatste bericht; daarna verwijdert het systeem het gesprek vanzelf. Volgt er een opdracht uit, dan bewaren we de klant- en factuurgegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Je berichten en je aanmelding gaan nu niet naar een AI-dienst. Verandert dat, dan passen we deze verklaring eerst aan.

4. Je account bij Inboxvana

Welke gegevens

Bij het aanmelden de naam van je bedrijf, je naam, je e-mailadres en je wachtwoord (dat bewaren we alleen als hash, zodat niemand het kan lezen). Kies je een abonnement, dan ook de factuurgegevens die je invult: bedrijfsnaam, adres, land, e-mailadres en je btw-nummer (buiten Nederland verplicht). En verder je abonnement, je betalingen en je facturen.

Waarvoor

Om je account te maken en te beveiligen, je abonnement te leveren, af te rekenen en je facturen te maken, en om je te mailen over je account: de bevestigingslink, en berichten over je proef, je betalingen of het verwijderen van je organisatie. Je krijgt geen nieuwsbrief.

Grondslag

De overeenkomst met je bedrijf (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Facturen bewaren we omdat de wet dat vraagt (sub c). Het beveiligen van de app tegen misbruik is ons gerechtvaardigd belang (sub f).

Waar

Op onze server in Duitsland. De mails die we je sturen, gaan via de mailserver van Hostinger (Frankrijk of Duitsland). Een btw-nummer buiten Nederland controleren we in VIES, het systeem van de Europese Commissie. Betalingen lopen via Mollie (zie artikel 7).

Hoe lang

Zolang je account bestaat. Een aanmelding die je niet bevestigt, verdwijnt na 24 uur. Stopt je abonnement of je proef, dan verdwijnt je organisatie met alle gegevens 30 dagen na het einde. Facturen bewaren we 7 jaar, ook als je organisatie al verwijderd is (fiscale bewaarplicht).

Meldt een nieuw bedrijf zich aan, dan krijgen wij daarvan een melding in de app en op onze telefoon, met de bedrijfsnaam en het plan.

5. Cookies en wat je browser bewaart

De site plaatst geen cookies en gebruikt geen analytics, geen advertentie-cookies en geen trackers van sociale media. Lettertypen, afbeeldingen en scripts staan op onze eigen server; we laden niets van Google of andere partijen.

Zolang je geen bericht stuurt, bewaart de chat niets blijvends in je browser. Open je het chatvenster, dan onthoudt je browser alleen in dat tabblad dat het open staat (sessieopslag); dat verdwijnt als je het tabblad sluit.

Stuur je een bericht, dan bewaart de chat in de lokale opslag van je browser een willekeurige code en welke antwoorden je al gezien hebt. Daardoor blijft je gesprek staan als je naar een andere pagina gaat of later terugkomt. De code zegt niets over wie je bent, en we volgen je er niet mee. Dat is nodig voor de chat zelf, en daarom is er geen cookiebanner. Je kunt het wissen via de instellingen van je browser (sitegegevens van inboxvana.com). Is je gesprek na de bewaartermijn verwijderd, dan haalt de chat de code bij je volgende bezoek zelf weg.

In de app op app.inboxvana.com gebruiken we alleen cookies die nodig zijn om in te loggen: iv_sessie houdt je ingelogd (hooguit 30 dagen) en iv_apparaat onthoudt met een willekeurige code dat je op dit apparaat eerder goed inlogde (1 jaar), zodat iemand anders je niet kan buitensluiten met verkeerde pogingen. In de lokale opslag van je browser onthoudt de app alleen je taal en een paar weergavekeuzes. Daarvoor is geen toestemming nodig.

6. Logboeken en IP-adressen

De webserver van inboxvana.com houdt geen logboek van bezoekers bij. De chat en de wachtlijst gebruiken je IP-adres alleen kort in het werkgeheugen om misbruik te remmen (hooguit een uur) en schrijven het niet weg. Bij een technische fout kunnen de logboeken van de server je IP-adres bevatten. Gebruik je de app, dan schrijft de server bij elk verzoek de tijd, het adres dat je opvraagt (ook een zoekopdracht) en je IP-adres in het logboek, om storingen en misbruik op te sporen. De logboeken worden na 7 dagen automatisch gewist.

7. Wie krijgt je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. Deze partijen werken voor ons:

• Hostinger (Hostinger International Ltd., Cyprus) levert de server, in een datacenter in Düsseldorf (Duitsland), en de mailserver voor de mail die we je sturen (Frankrijk of Duitsland). Met Hostinger geldt een verwerkersovereenkomst; die is onderdeel van hun voorwaarden. Voor het versturen van mail kan Hostinger eigen partijen inschakelen; die staan in de verwerkersovereenkomst van Hostinger.
• Mollie B.V. in Amsterdam handelt de betaling af als je een abonnement neemt. Mollie krijgt je bedrijfsnaam, je e-mailadres en de betaalgegevens die nodig zijn, en is daar zelf verantwoordelijk voor: zie het privacybeleid van Mollie.
• Pushover (Pushover, LLC, Verenigde Staten) brengt meldingen naar onze telefoon. Daarin staan geen namen, e-mailadressen of berichten, alleen de soort melding en een link naar de app.

Mail die je ons stuurt, komt in de mailbox van BOOZ Agency bij onze eigen mailprovider. We slaan je gegevens op binnen de Europese Unie. Je chatberichten en je aanmelding voor webbureaus gaan niet naar een AI-dienst.

Gebruikt je bedrijf AI in de app, dan gaat de tekst die een AI-functie nodig heeft naar Anthropic (Claude, Verenigde Staten). Dat gaat over de gegevens die je bedrijf in Inboxvana zet; zie de verwerkersovereenkomst.

8. Beveiliging en back-ups

De site en de app werken alleen via een beveiligde verbinding (HTTPS). Alleen de eigenaar van BOOZ Agency kan bij de server en de gegevens. Bij het beheer van de server gebruikt hij Claude Code, een AI-hulpmiddel van Anthropic (Verenigde Staten); daarbij komen geen berichten en geen gegevens van personen in beeld, alleen aantallen en statussen. Elke dag maken we een back-up, die we hooguit 14 dagen bewaren; Hostinger maakt daarnaast wekelijks een back-up van de hele server. Gegevens die we verwijderen, staan daardoor nog in de back-ups tot die vervangen worden. Merken we een datalek, dan melden we dat volgens de wet binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en geeft het voor jou een hoog risico, dan laten we het jou ook weten.

9. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je mag ook vragen om minder te verwerken (beperking), bezwaar maken, en je gegevens laten overdragen. Stuur je verzoek naar info@booz-agency.nl; we reageren binnen 4 weken.

Je hoeft ons geen gegevens te geven, maar zonder naam en e-mailadres kunnen we geen account of testaccount voor je maken. Om een verzoek te beantwoorden, kunnen we vragen of je bent wie je zegt.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen, en we maken geen profiel van je.

10. Wijzigingen

Als deze verklaring verandert, zetten we de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum bovenaan.