Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 8 november 2026

In Inboxvana zet je persoonsgegevens: mail en berichten van je klanten, hun namen en contactgegevens, en de gegevens van je team. Volgens de AVG ben jij daarvoor verantwoordelijk (de verwerkingsverantwoordelijke), en zijn wij je verwerker. Deze overeenkomst legt vast wat we met die gegevens mogen en moeten, zoals artikel 28 van de AVG vraagt.

Hij hoort bij de algemene voorwaarden. Je gaat ermee akkoord als je een account aanmaakt, en hij geldt zolang je Inboxvana gebruikt. Alleen deze Nederlandse tekst geldt.

1. Wie wie is

Verantwoordelijke: Jij: het bedrijf dat het account van Inboxvana heeft.
Verwerker: BOOZ Agency, eenmanszaak van Jassen Bouzian, Jan van Krimpenweg 73, 2031 CH Haarlem, KvK 94604177, info@booz-agency.nl.

2. Welke gegevens, van wie en waarvoor

Waarvoor: De dienst Inboxvana leveren: mail, WhatsApp, chat en telefoongesprekken binnenhalen, tonen, beantwoorden en bewaren; het CRM; de koppelingen die je zelf aanzet; en AI-concepten als AI aan staat.
Welke gegevens: Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, de inhoud van berichten en bijlagen, gegevens uit gekoppelde webshops, vervoerders en Moneybird (zoals bestellingen, zendingen en facturen), gesprekken en opnames als je telefonie koppelt, en de klanten, contactpersonen en leads in je CRM. Van je team: naam, e-mailadres, inloggegevens en wat ze in de app doen. In het logboek van de server: per verzoek de tijd, het adres van de pagina (ook een zoekopdracht) en het IP-adres, 7 dagen bewaard.
Van wie: Je klanten en iedereen die met je mailt, appt, chat of belt; de contactpersonen in je CRM; je medewerkers.
Bijzondere gegevens: Inboxvana is niet bedoeld voor gegevens over bijvoorbeeld gezondheid of geloof. Staan ze toch in mail of berichten, dan beveiligen we ze net zo goed. Jij bepaalt of je ze mag verwerken.
Hoe lang: Zolang je account bestaat, en daarna tot de gegevens verwijderd zijn (artikel 9).

3. Alleen in jouw opdracht

We verwerken de gegevens alleen om de dienst te leveren, en volgens jouw instructies: wat je in de app doet en instelt, en wat je ons schriftelijk vraagt. Niet voor onze eigen doelen. We verkopen niets en trainen geen AI met jouw gegevens.
Verplicht de wet ons om iets anders te doen, bijvoorbeeld door een bevel van de overheid, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.
Vinden we dat een instructie van jou tegen de AVG ingaat, dan zeggen we dat meteen.
De gegevens staan op onze server in Duitsland, binnen de EU. AI staat bij een nieuw account aan, maar er gaat pas tekst naar Anthropic in de Verenigde Staten (artikel 6) als iemand in je team een AI-functie gebruikt of een AI-functie aanzet. Een beheerder zet AI uit voor de hele organisatie of per kanaal bij Instellingen, AI. Verder sturen wij geen persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Kies je zelf een dienst buiten de EER, bijvoorbeeld met een eigen AI-sleutel, een koppeling of Pushover, dan gaat er in jouw opdracht alleen naartoe wat die dienst nodig heeft.

4. Geheimhouding

Alleen Jassen Bouzian (BOOZ Agency) heeft toegang tot de server en de gegevens, met een persoonlijke sleutel. Bij het beheer van de server gebruikt hij Claude Code, een AI-hulpmiddel van Anthropic (Verenigde Staten). Wat daarbij op het scherm komt, gaat naar Anthropic. Daarom kijken we bij het beheer niet in de inhoud van je mail, berichten, bijlagen of CRM, en werken we alleen met aantallen, id's en statussen. We kijken alleen in jouw gegevens als dat nodig is voor de dienst of als je erom vraagt, bijvoorbeeld bij een storing; dat doet hij dan zelf, zonder AI-hulpmiddel. Krijgt later iemand anders toegang, dan legt die eerst schriftelijk geheimhouding vast.

5. Beveiliging

Dit doen we om de gegevens te beschermen (artikel 32 AVG):

De app en de site werken alleen via een beveiligde verbinding (HTTPS).
De server staat in Duitsland, achter een firewall. Beheer kan alleen met een persoonlijke sleutel, beveiligingsupdates gaan automatisch, en adressen die steeds verkeerd inloggen worden geblokkeerd.
Wachtwoorden van mailboxen en koppelingen en AI-sleutels staan versleuteld in de database (AES-256-GCM). Wachtwoorden van gebruikers bewaren we alleen als hash (scrypt).
Inloggen kan met tweestapsverificatie, en een beheerder kan die verplicht maken voor iedereen in de organisatie. Er zijn rollen: beheerder en medewerker.
Elke organisatie is afgeschermd: de app toont en doorzoekt alleen de gegevens van je eigen organisatie.
Mail wordt afgeschermd getoond, en afbeeldingen van buiten laden pas na een klik.
Elke dag maken we een back-up, die we 14 dagen bewaren. Hostinger maakt daarnaast elke week een back-up van de hele server.

We passen deze maatregelen aan als dat nodig is om de gegevens goed te beschermen.

6. Subverwerkers

Je geeft ons toestemming om de partijen hieronder in te schakelen. Elke subverwerker heeft minstens dezelfde verplichtingen als wij in deze overeenkomst.

Hostinger: Hostinger International Ltd. (Larnaca, Cyprus) levert de server (VPS) waarop Inboxvana draait, met alle gegevens en de back-ups. De server staat in een datacenter in Düsseldorf, Duitsland. Afspraken: de verwerkersovereenkomst van Hostinger, die onderdeel is van hun voorwaarden. Daarin staan ook de partijen waarmee Hostinger zelf werkt.
Anthropic: Anthropic Ireland, Limited (de contractpartij voor klanten in de EER) levert de AI van Inboxvana: Claude, voor concepten, samenvattingen, vertalingen, het indelen van gesprekken en de CRM-assistent. Stel je de CRM-assistent een vraag, dan gaan de gegevens uit het CRM van je organisatie mee (klanten, contactpersonen, websites, projecten, taken en leads) en van gesprekken alleen de onderwerpen en datums, nooit de inhoud. Dat gebeurt alleen als AI voor je organisatie aan staat; een beheerder zet het aan of uit bij Instellingen, AI.

Wat er heen gaat: alleen wat de AI-functie nodig heeft. Bij een concept zijn dat de laatste berichten van het gesprek (hooguit 8), de schrijfregels van je mailbox, en als je een webshop, marktplaats, vervoerder of Moneybird hebt gekoppeld: de bestellingen, zendingen en facturen van die klant (nummer, datum, status, artikelen, bedrag en track-and-trace, geen adressen). Functies die je zelf aanzet, zoals Inzichten of het AI-geheugen, gebruiken ook opgeschoonde tekst van andere gesprekken. Interne notities en gesprekken uit een kanaal zonder AI gaan nooit mee.

Waar: Anthropic bewaart de gegevens in de Verenigde Staten. Het rekenwerk kan ook in andere landen plaatsvinden. Een keuze voor alleen Europa biedt Anthropic niet.

Grondslag voor de doorgifte: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomst van Anthropic, die onderdeel is van hun commerciële voorwaarden. Anthropic staat niet op de lijst van het EU-VS Data Privacy Framework.

Hoe lang: Anthropic verwijdert de invoer en uitvoer binnen 30 dagen. Alleen bij een vermoeden van misbruik van hun gebruiksbeleid bewaart Anthropic ze langer, tot 2 jaar.

Training: Anthropic traint geen modellen met deze gegevens.

De partijen waarmee Anthropic zelf werkt, staan op anthropic.com/subprocessors.

Anthropic levert ook het AI-hulpmiddel waarmee we de server beheren (Claude Code); daarbij gaan geen gesprekken of CRM-gegevens van je organisatie mee (artikel 4).

Een nieuwe subverwerker melden we minstens een maand vooraf, per mail of in de app. Je kunt er bezwaar tegen maken. Komen we er samen niet uit, dan kun je opzeggen voordat de nieuwe subverwerker begint.
Diensten die je zelf koppelt (je mailserver, WhatsApp, webshops, vervoerders, Moneybird, telefonie, Slack of Teams, of een eigen AI-sleutel) zijn jouw eigen leveranciers. Inboxvana haalt of stuurt daar in jouw opdracht gegevens, onder jouw eigen afspraken met die partijen. Het zijn geen subverwerkers van ons.
Pushmeldingen gaan versleuteld via de pushdienst van je browser of telefoon (bijvoorbeeld van Google, Apple of Mozilla). Die dienst kan de inhoud niet lezen.
Pushover (Pushover, LLC, Verenigde Staten): koppelt een gebruiker zelf Pushover, dan stuurt Inboxvana via Pushover een melding naar zijn telefoon. Daarin staan geen namen, adressen of berichten, alleen de soort melding en een link naar de app. Alleen een herinnering die een gebruiker zelf aan de CRM-assistent vraagt, gaat met de tekst van die herinnering. Pushover wist een bericht zodra het is afgeleverd, en anders na 21 dagen.

7. Hulp bij verzoeken van mensen

Vraagt iemand je om inzage, verbetering, verwijdering of een kopie van zijn gegevens, dan kun je dat meestal zelf in de app. Lukt dat niet, dan helpen we je. Krijgen wij zo'n verzoek rechtstreeks, dan sturen we het naar je door en beantwoorden we het niet zelf.

8. Datalekken en andere hulp

Ontdekken we een beveiligingsincident waarbij jouw gegevens betrokken zijn of kunnen zijn, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk 48 uur nadat we het ontdekten, aan de beheerders van je organisatie. We vertellen wat er gebeurde, welke gegevens en mensen het raakt, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen.
Jij beslist of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan de mensen om wie het gaat. We helpen je daarbij.
We helpen je ook, als dat redelijk is, bij een DPIA (een beoordeling van de privacyrisico's) en bij overleg daarover met de Autoriteit Persoonsgegevens.
We geven je de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat deze afspraken worden nageleefd. Wil je een controle (audit), dan spreken we die samen af: hooguit één keer per jaar, ruim van tevoren aangekondigd en met geheimhouding. De kosten zijn voor jou, tenzij blijkt dat wij ons niet aan deze afspraken hielden.

9. Als het stopt

Stopt je abonnement of je proef, dan kan een beheerder alle gegevens downloaden en de organisatie verwijderen in de app (Instellingen, Organisatie). Gebeurt dat niet, dan verwijdert het systeem je organisatie met alle gegevens vanzelf 30 dagen na het einde, tenzij de wet ons verplicht iets te bewaren. Een week van tevoren krijgen de beheerders daarover een melding in de app en een mail.

Reservekopieën verwijderen we niet apart: die verlopen vanzelf. Onze eigen reservekopieën bewaren we hooguit 14 dagen; de weekback-up van Hostinger verdwijnt zodra die vervangen wordt.

10. Aansprakelijkheid en overige afspraken

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in artikel 9 van de algemene voorwaarden.
Gaat het om persoonsgegevens en zeggen de voorwaarden iets anders dan deze overeenkomst, dan geldt deze overeenkomst.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Vragen of een verzoek? Mail naar info@booz-agency.nl.

Verwerkers­overeenkomst